Échange de Projets et d'Idées à l'ENSEEIHT (EPIN7), 2 rue Camichel, 31071 Toulouse.

Référence du présent document : O. Thual , EpiN7 0318 (1999)

BRÈVES RECOMMANDATIONS POUR LA

SOUTENANCE DE STAGE DE FIN D'ÉTUDE

O. Thual, 18 mars 1999

Étant chaque année président d'un jury de soutenance de stage de fin d'étude du Département "Hydraulique & Mécanique des Fluides", j'ai pu recenser certaines imperfections qui reviennent souvent dans la rédaction des rapports de stages ou dans la soutenance orale. Bien que la qualité et le sérieux du travail soient déterminants dans l'évaluation, certains conseils permettent de mettre en valeur ce travail et d'aider le jury à en apprécier la qualité. En voici quelques uns.

La règle des 30 pages

Le respect de la règle des 30 pages dans la rédaction du rapport est impératif. Les tentatives pour contourner cette règle sont à prohiber, car mal perçues par les rapporteurs qui doivent lire de l'ordre de sept rapports en un temps record. Les rapporteurs doivent pouvoir s'abstenir de lire les annexes. Leur jugement se bornera de toutes façons aux 30 pages réglementaires. Par ordre de gravité, je citerai les "infractions" suivantes :

* Report de toutes les figures en annexe pour économiser de la place : non seulement le lecteur se sent floué, mais en plus il doit constamment rechercher les figures noyées au milieu des tableaux de chiffres ou des listings de programmes regroupés dans des annexes. Le cas est très souvent aggravé du fait que la légende de ces figures est inexistante, ce qui implique de faire des aller et retour entre le texte et les annexes. Quitte à enfreindre la règle, autant être poli avec le lecteur en lui laissant les figures à proximité du texte !

* Numérotation en chiffres romains du sommaire, de la présentation de l'entreprise et du contexte du stage en préambule du rapport : le lecteur sera de toutes façons obligé de lire ces pages car il doit prendre connaissance de ces informations. Autant les lui communiquer de manière concise, et reporter en annexe les informations complémentaires si le besoin s'en fait sentir.

* Report des figures au verso des pages numérotées qui ne contiennent alors que du texte : c'est l'infraction la moins grave. Mais le lecteur restera sur l'impression que le stagiaire n'a pas su synthétiser son travail ni faire preuve de concision.

A qui s'adresse le rapport ?

J'ai remarqué que les stagiaires avaient du mal à cibler le texte de leur rapport. Ils voient d'un côté le jury de l'école qui réclame clarté et concision (la règle des 30 pages fait partie de cette exigence) qu'ils opposent à un souci de consignation exhaustive de détails pressenti du côté des encadrants du stage. Aux critiques, même bienveillantes, apportées par le jury, les stagiaires laissent parfois entendre que le rapport s'adresse en premier lieu à leurs encadrants.

Cet état d'esprit est préjudiciable pour le stagiaire, tant vis-à-vis du jury que de l'entreprise qui a accueilli le stagiaire. A part peut-être, pour de rares exceptions, l'encadrant direct du stage, tous les lecteurs de cette entreprise apprécieront un effort de clarté et de concision dans le rapport de stage. C'est le cas par exemple des personnes occupant des postes élevés dans la hiérarchie ou encore d'un DRH qui souhaiterait jeter un oeil sur le rapport.

Les annexes du rapport permettent de consigner les informations détaillées à destination de l'encadrant ou de spécialistes du sujet. Elles doivent pouvoir être ignorées par la majorité des lecteurs.

Respecter la date limite

Le rapport doit parvenir aux membres du jury au minimum une semaine avant le début de la première soutenance. En ne respectant pas ce délai, le stagiaire s'expose à être examiné trop rapidement par les rapporteurs et les autres membres du jury, ce qui lui est, la plupart du temps, préjudiciable. Il faut ajouter à cela le fait que le non respect des délais provoque un a priori négatif auprès du jury.

Un autre argument justifiant le respect de la date limite est la préparation de la soutenance orale. Une semaine n'est pas de trop pour soigner la présentation des supports et pour faire plusieurs répétitions. Le jury jugera certes le rapport écrit et le travail réalisé, mais il faut savoir que l'impression que laisse la présentation orale a souvent un répercussion qui va au-delà du coefficient affecté à cette prestation. Il en va de même pour un entretien d'embauche pour lequel un bon CV peut être affaibli par un entretien moyen.

Les questions ou "La Question" ?

Une préparation psychologique est nécessaire pour réussir à entrer sereinement dans le jeu des questions, dont un des objectifs est de permettre une évaluation du candidat à l'oral. Voici quelques conseils.

* Tout au long de sa carrière, un ingénieur sera amené à faire des exposés (projets, compte-rendu de travaux, etc.) devant des auditoires variés. Il devra être capable de répondre à des questions de toute nature (techniques, philosophiques, bienveillantes, agressives, etc.). Le jury de stage de fin d'année ne fait que préfigurer ces situations futures.

* Il faut savoir qu'une personne qui pose une question se met dans la même situation psychologique que l'orateur qui doit y répondre dans la mesure où lui aussi s'exprime devant le public. Ceci explique que nombres de questions sont perçues, à tort, comme étant agressives. Le bon orateur doit être capable de surpasser sa propre tension, de mettre à l'aise son public et d'apaiser le dialogue à travers ses réponses.

* Il faut garder à l'esprit que le but des questions est d'enrichir les informations délivrées lors de l'exposé et que les réponses s'adressent à tout le public.

* Les réponses aux questions doivent être concises et claires. Rien n'est pire qu'une réponse longue qui s'apparente à un exposé ennuyeux avec perte de contact avec le public.

* Il arrive que l'orateur ne comprenne pas certaines questions et même que celles-ci ne soient pas compréhensible par le reste du public. Plutôt que de répondre n'importe quoi, l'orateur ne doit pas hésiter à indiquer qu'il n'a pas compris la question. Ou bien à reformer la question avec ses propres mots pour se faire confirmer qu'il en a bien compris les principaux points.

* Face à un jury, il faut savoir accepter sereinement les critiques sans essayer de les combattre systématiquement. Une réponse intelligente avec un zeste d'autocritique aura un effet plus positif qu'une attitude agressive et rebelle.

* Il faut savoir enfin que, sauf rares exceptions, tous les membres du jury souhaitent trouver des éléments positifs dans leur appréciation. Même si cela n'était pas vrai, il serait quand même rentable d'agir comme tel.

La question de culture générale

Dans certains jury, il est prévu de poser une question de culture générale (scientifique). Ces questions déroutent très souvent les stagiaires qui restent alors sans voix pendant de (trop) longues minutes.

Pour éviter ces naufrages il existe une règle simple : parler sans complexes. Des réponses paraissant trop simples sont souvent celles qui satisferont le jury. Il faut savoir que ces questions désarment même des spécialistes chevronnés (par exemple les enseignants). Il faut considérer ces questions comme un prétexte pour révéler les connaissances acquises. Il ne faut pas hésiter à montrer que la question a bien été comprises (si c'est la cas) et indiquer les difficultés qui existent pour y apporter une réponse. Si la question n'a pas été bien comprise, il faut exposer ce que l'on en comprend et donner des éléments de réponses à des questions que l'on pense voisines.

Considérer la question comme un problème de recherche que l'on cherche à résoudre à haute voix plutôt qu'une question de cours dont on ne se rappelle plus est la stratégie gagnante.

Conclusion

La soutenance du stage de fin d'études peut être considérée comme un passage initiatique vers le statut d'ingénieur. Cet exercice préfigure le métier de l'ingénieur qui sera amené à communiquer devant des publics variés et à répondre à des questions. D'autre part, le jury s'attend à dialoguer avec un ingénieur et non avec un élève sur la défensive. C'est en adoptant cet état d'esprit que le stagiaire saura le mieux convaincre le jury qu'il a tous les atouts pour entrer dans le monde du travail avec son diplôme d'ingénieur.

Remerciements

Je remercie Pierre Crausse pour les remarques qui ont enrichi la rédaction de ce document.